Loi sur l’accès à l’information – Rapport annuel au Parlement 2018-2019

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Tables des matières

• Introduction
• Administration de la Loi
  • Mandat ministériel
  • Structure ministérielle
  • Accès à l’information et protection des reseignements personnels (AIPRP)
  • Délégation de pouvoirs
  • Politiques, procédures et processus opérationnels du Ministère
  • Formation et Activités de Sensibilisation
• Tendances et statistiques
  • Faits saillants, défis et tendances
  • Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information
    • A. Demandes officielles
    • B. Demandes non officielles
  • Délais de disposition et de traitement des demandes
  • Prorogations des délais
  • Exceptions et exclusions invoquées
  • Consultations par d’autres ministères
  • Plaintes, audits et enquêtes
  • Frais perçus
  • Coûts opérationnels liés à l’administration de la Loi
• Annexe A : Rapport statistique
• Annexe B : Arrêté de délégation

Introduction

Administration de la loi

Mandat ministériel

Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a été fondé en 1987 en vue de promouvoir le développement et la diversification de l’économie de l’Ouest canadien, ainsi que de faire valoir les intérêts de l’Ouest dans l’élaboration et la mise en œuvre de politiques, de programmes et de projets économiques nationaux. Le ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique est responsable de l’organisation.

Les activités du Ministère sont régies par les dispositions de la Loi sur la diversification de l’économie de l’Ouest canadien, entrée en vigueur le 28 juin 1988. En vertu de son mandat, DEO offre une vaste gamme d’initiatives dans l’Ouest canadien et effectue des investissements stratégiques misant sur les avantages régionaux compétitifs. Son assise dans l’Ouest permet au Ministère de favoriser de solides partenariats avec des organisations économiques et communautaires, des établissements de recherche et d’enseignement universitaire, des peuples autochtones ainsi que les provinces et les municipalités. Ces relations aident DEO à refléter les perspectives de l’Ouest dans le cadre de la prise de décisions nationales.

Structure ministérielle

DEO emploie 353 personnes dans l’Ouest canadien et à Ottawa, notamment des économistes, des agents de commerce et des analystes des politiques. Des spécialistes de domaines comme les communications, l’administration ministérielle, la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de l’information et les technologies de l’information, et l’approvisionnement appuient les analystes des politiques et des programmes.

DEO, qui a son administration centrale à Edmonton (Alberta), compte quatre sections régionales (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), ainsi que des bureaux à Vancouver, à Edmonton, à Calgary, à Saskatoon, à Winnipeg et un bureau à Ottawa.

Accès à l’information et à la protection des reseignements personnels (AIPRP)

L’unité des Ressources humaines et des Services intégrés (RHSI) est responsable d’une vaste gamme de services, dont ceux associés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP), administré par le Centre d’expertise de l’AIPRP de l’unité. L’unité des RHSI fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle, dont les bureaux sont situés à Edmonton, en Alberta.

Le coordonnateur de l’AIPRP, qui est appuyé par le coordonnateur adjoint de l’AIPRP et un conseiller aux services intégrés, supervise le Centre d’expertise de l’AIPRP de DEO. Les coordonnateurs s’acquittent des responsabilités qui leur incombent en plus d’assumer diverses autres fonctions au sein du Ministère. Le conseiller aux services intégrés traite toutes les demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Les activités liées à l’accès à l’information ont occupé environ 1,1 ETP en 2018-2019.

Le Centre d’expertise de l’AIPRP est responsable de la mise en œuvre et de la gestion des programmes et services liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels pour le compte de DEO. Plus précisément, le Centre d’expertise de l’AIPRP :

• prend des décisions quant à la suite à donner aux demandes d’accès à l’information ou à des renseignements personnels et répond à toutes les demandes soumises au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• mène, le cas échéant, des consultations avec d’autres ministères fédéraux, d’autres ordres de gouvernement et des tiers concernant les questions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels;
• fait mieux connaître les lois afin que le Ministère puisse respecter ses obligations réglementaires;
• surveille la conformité du Ministère aux lois, aux règlements, aux procédures et aux politiques et donne des conseils à cet égard;
• agit au nom du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l’information, du Commissaire à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes gouvernementaux.

Voici la liste des autres activités qui ont été réalisées par la Section de l’AIPRP en 2017-2018 en ce qui a trait à l’accès à l’information :

*questions, examens, courriels, rapports, etc.

Le Centre d’expertise de l’AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AIPRP et le Comité exécutif du Ministère, les agents régionaux de liaison de l’AIPRP et les responsables des communications reçoivent des rapports d’étape sur toutes les demandes officielles d’accès actives.

De plus, l’équipe de l’AIPRP travaille de concert avec la Section de l’AIPRP d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada afin que le ministre soit tenu informé, chaque semaine, de l’état des demandes d’accès à l’information actives officielles et non officielles, ainsi que de la divulgation de demandes d’information de nature délicate, le cas échéant.

Délégation de pouvoirs

L’arrêté de délégation a été émis en juin 2016 conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information. Le ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique a délégué l’intégralité des pouvoirs et des responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP) et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité (annexe B).

Le Centre d’expertise de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, directives, systèmes et procédures pour gérer la conformité du Ministère aux lois. La conformité du Ministère est en outre facilitée par la présence d’un agent de liaison de l’AIPRP dans chaque bureau régional et unité opérationnelle ministérielle, lequel relève d’un sous-ministre adjoint, d’un directeur exécutif ou d’un directeur et assure la liaison avec le Centre d’expertise de l’AIPRP en ce qui concerne les demandes.

Il incombe à chacun de ces bureaux de chercher et de récupérer les documents faisant l’objet de demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; cela dit, le Centre d’expertise de l’AIPRP est tenu par la loi de mettre en œuvre et de gérer le programme et les services d’AIPRP pour le compte de DEO, et notamment de prendre toutes les décisions relatives à la divulgation ou à la non-divulgation de renseignements en vertu des lois.

Politiques, procédures et processus opérationnels du Ministère

En vue d’améliorer l’administration du programme d’AIPRP du Ministère, ainsi que d’assurer la mise en œuvre et le respect par DEO des politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière d’AIPRP, le Centre d’expertise de l’AIPRP procède régulièrement à la révision et à la mise à jour de ses diverses lignes directrices, procédures et pratiques opérationnelles internes. Ces mises à jour intègrent les nouveaux conseils et orientations émis par le SCT ou font suite à des préoccupations soulevées par le Commissariat à l’information du Canada ou d’autres agents du Parlement. Le Ministère publie sur le Portail d’information ouverte les résumés de ses demandes d’accès à l’information fermées.

Formation et Sensibilisation

En août 2018, le Centre d’expertise de l’AIPRP de DEO a offert une formation sur l’AIPRP à 12 participants au bureau régional de la Colombie-Britannique. De plus, une formation sur l’AIPRP a été offerte au bureau régional de la Saskatchewan et au CSM au cours du même mois.

Tendances et statistiques

Faits saillants, défis et tendances

Le tableau ci-dessous illustre les tendances relatives au volume de travail associé aux demandes d’accès à l’information reçues par Diversification de l’économie de l’Ouest au cours des cinq derniers exercices.

• Au total, 80 % des consultations reçues provenaient de trois ministères. Le Bureau du Conseil privé représentait 20 %, le Secrétariat du Conseil du Trésor, 22 % et Innovation, Sciences et Développement économique Canada représentait la plus grande partie, soit 38 %.
• Six consultations reçues du Bureau du Conseil privé devaient porter sur des documents datant des années 1970 pour lesquels aucune demande d’accès à l’information n’avait été présentée. Les documents consultés étaient destinés aux examens des archives du BCP.
• Les sujets des demandes d’accès et de consultation reçues touchaient une vaste gamme de sujets, mais l’information concernant le port de Churchill et le service d’autobus dans l’Ouest canadien continue de susciter un vif intérêt.

Les renseignements qui suivent donnent un aperçu des données statistiques figurant dans le rapport statistique 2018-2019 de DEO (annexe A : Rapport statistique).

Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information

A. Demandes officielles

Le Ministère a reçu quinze (15) demandes officielles au titre de la Loi sur l’accès à l’information durant la période visée par le présent rapport, ce qui représente une réduction de 66 % comparativement à l’exercice 2017-2018. Aucune demande n’a été reportée à l’exercice 2018-2019.

Dix (10) demandes ont été fermées durant la période visée par le rapport. De ce nombre, une (1) demande a été abandonnée.

Bien que le nombre de demandes ait augmenté comparativement à la période de rapport précédente, le volume de documents a diminué en ce qui concerne les pages traitées et les pages divulguées. La complexité, la nature délicate des demandes et les recherches requises continuent d’augmenter.

Le graphique ci-dessous permet de comparer le nombre de demandes officielles reçues par le Ministère au cours des cinq derniers exercices.

Les catégories de demandeurs pour 2018-2019 se répartissent de la façon suivante :

• huit demandes provenant des médias (53,3 %);
• trois demandes provenant d’entreprises (20 %);
• trois demandes provenant d’organisations (20 %);
• une demande provenant du public (6,7 %).

Le graphique ci-dessous permet de comparer la source des demandes d’accès à l’information reçues par DEO au cours des cinq derniers exercices.

Le graphique ci-dessous présente le pourcentage global de demandeurs par catégorie.

B. Demandes non officielles

DEO a traité sept demandes de façon informelle pour la copie d’informations déjà divulguées à la suite de l’affichage des résumés de demandes d’accès fermées sur le portail Gouvernement ouvert. Il s’agit d’une diminution de 73 % par rapport à 2017-2018.

Aucun frais de demande ni période de réponse ne sont associés aux demandes non officielles; toutefois, DEO a répondu à toutes les demandes (100 %) en moins de trente (30) jours.

Le graphique ci-dessous présente une comparaison du nombre de demandes informelles reçues au cours des cinq derniers exercices.

Délais de dispositions et de traitment des demandes

Au total, 30 % des demandes fermées par DEO l’ont été en trente jours ou moins, dont une qui a été abandonnée. En raison des longues consultations requises avec des tiers et d’autres ministères, le temps de réponse à 70 % des demandes restantes a dépassé le délai initial de 30 jours.

Voici la répartition des délais de disposition et de traitement des demandes traitées en 2018-2019 :

Prorogations des délais

L’article 9 de la Loi prévoit la prorogation du délai prévu si la demande porte sur un important volume de documents, si le traitement de la demande dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du Ministère ou si des consultations sont nécessaires.

En 2018-2019, DEO a eu besoin des prorogations suivantes :

• quatre (4) prorogations en raison du volume de documents demandés;
• quatre (4) prorogations pour effectuer les consultations nécessaires auprès d’autres ministères ou de tierces parties.

En raison de la nature des documents demandés, des consultations ont été nécessaires. Au total, dix consultations ont été requises. Cinq consultations ont été entreprises avec de tierces parties. Trois ont été entreprises avec d’autres ministères. Une consultation a été entreprise avec un autre gouvernement et une a été entreprise avec une municipalité. La prorogation maximale pour des consultations avec des tiers a été de 60 jours.

Exceptions et exclusions invoquées

DEO a invoqué des exceptions au titre des articles 13 à 22 de la Loi, comme il est décrit à l’annexe A. Plusieurs dispositions d’exemption peuvent être appliquées à une même demande, et chacune de ces exceptions est comptabilisée séparément dans le rapport statistique du Ministère. Cependant, la même exception invoquée à plusieurs reprises à l’égard d’une même demande n’est comptabilisée qu’une seule fois.

Bien que les statistiques démontrent que le Ministère a invoqué une large gamme d’exceptions durant la période visée par le présent rapport, le paragraphe 20(1) sur les renseignements de tiers a été l’exception la plus souvent invoquée, soit pour un total de onze demandes. Cela reflète la nature des informations détenues par le Ministère, soit des renseignements relatifs aux bénéficiaires de ses programmes de financement. Les autres exceptions invoquées pour une grande proportion des demandes l’ont été au titre du paragraphe 19(1), appliqué à quatre demandes, et du paragraphe 21(1), appliqué à sept demandes.

La Loi ne s’applique pas à certains documents, notamment aux documents publiés ou offerts en vente au public, comme énoncé à l’article 68, et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, conformément à l’article 69. DEO a invoqué l’article 68 pour deux demandes pendant la période visée par le rapport.

Consultations par d’autres ministères

En 2018-2019, DEO a reçu 45 demandes de consultation de la part d’autres ministères du gouvernement fédéral, soit une baisse de 40 % comparativement à l’exercice 2017-2018. Une demande de consultation de l’exercice précédent a été reportée. Au total, 41 demandes de consultation ont été fermées durant la période visée par le rapport et cinq demandes de l’exercice précédent ont été reportées à 2019-2020.

• DEO a recommandé que toute l’information concernant le Ministère soit divulguée relativement à 29 demandes de consultation (71 %).
• DEO a recommandé la divulgation d’une partie de l’information concernant le Ministère relativement à 10 demandes de consultation (24 %).
• DEO a recommandé une exception de divulgation de tous les documents concernant le Ministère pour 2 demandes de consultation.
• DEO a examiné un total de 804 pages. Il s’agit d’une hausse de 1 % par rapport à 2017-2018.
• DEO a répondu à 34 demandes de consultation (83 %) dans un délai de 15 jours ou moins.

Le graphique ci-dessous permet de comparer le nombre de demandes de consultation reçues par DEO au cours des 5 derniers exercices.

Plaintes, audits et enquêtes

DEO a reporté une plainte de 2017-2018.

La plainte reportée de 2017-2018 est en cours et fait suite à une plainte précédente qui a été fermée. Le plaignant conteste la validité des exceptions invoquées relativement à la divulgation de documents de tiers additionnels, qui ont été fournis pour satisfaire à la plainte initiale.

Aucun audit n’a été entrepris ou conclu au cours de la période visée par le rapport. De plus, aucune demande d’appel ou autre n’a été présentée à la Cour fédérale.

Frais perçus

DEO a perçu 50 $ en frais d’accès à l’information durant la période visée par le rapport.

Coûts opérationnels liés à l’administration de la Loi

Les coûts associés à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information par DEO par l’intermédiaire de son Centre d’expertise de l’AIPRP comprennent une partie des salaires du coordonnateur et du coordonnateur adjoint, et 100 % du salaire du conseiller des services intégrés (total de 1,10 ETP/année). Les autres coûts liés aux biens et services, y compris les coûts liés à l’obtention de licences pour le système de gestion de cas de l’AIPRP et son entretien, ont été inclus dans le coût total déclaré de 99,051 $.

Annexe A : Rapport statistique

Nom de l’institution : Diversification de l’économie de l’Ouest Canada

Période d’éstablissenent de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources des demandes

1.3 Demandes informalles

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 : Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 : Frais

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 : Plaintes et enquêtes

Partie 8 : Recours judiciaire

Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

9.2 Ressources humaines

Annexe B : Arrêté de délégation