Loi sur l’accès à l’information – Rapport annuel au Parlement 2020-2021

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Tables des matières

• Introduction
• Administration de la Loi
  • Mandat ministériel
  • Structure ministérielle
  • Accès à l’information et à la protection des reseignements personnels (AIPRP)
  • Délégation de pouvoirs
  • Politiques, procédures et processus opérationnels du Ministère
  • Formation et Activités de Sensibilisation
• Tendances et statistiques
  • Faits saillants, défis et tendances
  • Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information
    • A. Demandes officielles
    • B. Demandes non officielles
  • Délais de disposition et de traitement des demandes
  • Prorogations des délais
  • Exceptions et exclusions invoquées
  • Consultations par d’autres ministères
  • Plaintes, audits et enquêtes
  • Frais perçus
  • Coûts opérationnels liés à l’administration de la Loi
• Annexe A : Rapport statistique
• Annexe B : Arrêté de délégation
• Notes de bas de page

Introduction

La nouvelle loi améliore la façon dont l’information gouvernementale est communiquée aux Canadiens:

• Elle donne au Commissaire à l’information le pouvoir de rendre des ordonnances exécutoires relativement aux demandes d’accès à l’information, y compris la diffusion de documents gouvernementaux;
• Elle élimine tous les frais, à l’exception des frais de dépôt de demande de 5 $;
• Elle exige des institutions qu’elles publient de façon proactive des renseignements précis d’intérêt public sans devoir présenter de demande;
• Elle permet aux institutions gouvernementales d’un même portefeuille ministériel de travailler ensemble pour traiter les demandes plus efficacement.^{Note de bas de page 1}

La Loi sur l’accès à l’information établit un équilibre entre l’accès à l’information gouvernementale et les exceptions et exclusions qui protègent des valeurs démocratiques importantes, comme la nécessité pour la fonction publique de fournir des conseils exhaustifs, gratuits et francs aux ministres, la protection de la confidentialité des délibérations du Cabinet, la protection des renseignements personnels, et les considérations en matière de sécurité nationale. Conformément aux principes selon lesquels l’information détenue par le gouvernement doit être accessible au public, un juste équilibre doit être atteint entre le droit du public d’avoir accès et le besoin légitime de protéger l’information de nature délicate et d’assurer le bon fonctionnement du gouvernement. Les exceptions invoquées doivent être limitées et clairement définies.

Le présent rapport annuel est déposé devant le Parlement conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information. Il décrit comment Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a géré ses responsabilités en matière d’accès à l’information durant la période visée.

Administration de la loi

Mandat ministériel

Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a été fondé en 1987 en vue de promouvoir le développement et la diversification de l’économie de l’Ouest canadien, ainsi que de faire valoir les intérêts de l’Ouest dans l’élaboration et la mise en œuvre de politiques, de programmes et de projets économiques nationaux. Le ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique est responsable de l’organisation.^{Note de bas de page 2}

Les activités du Ministère sont régies par les dispositions de la Loi sur la diversification de l’économie de l’Ouest canadien, entrée en vigueur le 28 juin 1988. En vertu de son mandat, DEO offre une vaste gamme d’initiatives dans l’Ouest canadien et effectue des investissements stratégiques misant sur les avantages régionaux compétitifs. Son assise dans l’Ouest permet au Ministère de favoriser de solides partenariats avec des organisations économiques et communautaires, des établissements de recherche et d’enseignement universitaire, des peuples autochtones ainsi que les provinces et les municipalités. Ces relations aident DEO à refléter les perspectives de l’Ouest dans le cadre de la prise de décisions nationales.

Structure ministérielle

DEO emploie 443 personnes dans l’Ouest canadien et à Ottawa, notamment des économistes, des agents de commerce et des analystes des politiques. Des spécialistes de domaines comme les communications, l’administration ministérielle, la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de l’information et les technologies de l’information, et l’approvisionnement appuient les analystes des politiques et des programmes.

DEO, qui a son administration centrale à Edmonton (Alberta), compte quatre sections régionales (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), ainsi que des bureaux à Vancouver, à Edmonton, à Calgary, à Saskatoon, à Winnipeg et un bureau à Ottawa.

Accès à l’information et à la protection des reseignements personnels (AIPRP)

L’unité des Ressources humaines et des Services intégrés (RHSI) est responsable d’une vaste gamme de services, dont ceux associés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP), administré par le Centre d’expertise de l’AIPRP de l’unité. L’unité des RHSI fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle, dont les bureaux sont situés à Edmonton, en Alberta.

Le coordonnateur de l’AIPRP, qui est appuyé par le coordonnateur adjoint de l’AIPRP, un conseiller aux services intégrés et un agent de l’AIPRP, supervise le Centre d’expertise de l’AIPRP de DEO. Les coordonnateurs s’acquittent des responsabilités qui leur incombent en plus d’assumer diverses autres fonctions au sein du Ministère. Le conseiller aux services intégrés et l’agent de l’AIPRP traitent toutes les demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

Le Centre d’expertise de l’AIPRP est responsable de la mise en œuvre et de la gestion des programmes et services liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels pour le compte de DEO. Plus précisément, le Centre d’expertise de l’AIPRP :

• prend des décisions quant à la suite à donner aux demandes d’accès à l’information ou à des renseignements personnels et répond à toutes les demandes soumises au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• mène, le cas échéant, des consultations avec d’autres ministères fédéraux, d’autres ordres de gouvernement et des tiers concernant les questions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels;
• fait mieux connaître les lois afin que le Ministère puisse respecter ses obligations réglementaires;
• surveille la conformité du Ministère aux lois, aux règlements, aux procédures et aux politiques et donne des conseils à cet égard;
• agit au nom du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l’information, du Commissaire à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes gouvernementaux.

Voici la liste des autres activités qui ont été réalisées par la Section de l’AIPRP en 2017-2018 en ce qui a trait à l’accès à l’information :

*questions, examens, courriels, rapports, etc.

Le Centre d’expertise de l’AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes d’accès. En outre, des procédures ont été mises en place avec l’unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada pour donner des conseils sur la divulgation de demandes d’information pouvant s’avérer délicates, le cas échéant.

Délégation de pouvoirs

L’arrêté de délégation a été émis en juin 2016 conformément à l’article 73 de l’ancienne Loi sur l’accès à l’information. Le ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique a délégué l’intégralité des pouvoirs et des responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP) et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité (annexe B).

Le Centre d’expertise de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, directives, systèmes et procédures pour gérer la conformité du Ministère aux lois. La conformité du Ministère est en outre facilitée par la présence d’un agent de liaison de l’AIPRP dans chaque bureau régional et unité opérationnelle ministérielle, lequel relève d’un sous-ministre adjoint, d’un directeur exécutif ou d’un directeur et assure la liaison avec le Centre d’expertise de l’AIPRP en ce qui concerne les demandes.

Il incombe à chacun de ces bureaux de chercher et de récupérer les documents faisant l’objet de demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; cela dit, le Centre d’expertise de l’AIPRP est tenu par la loi de mettre en œuvre et de gérer le programme et les services d’AIPRP pour le compte de DEO, et notamment de prendre toutes les décisions relatives à la divulgation ou à la non-divulgation de renseignements en vertu des lois.

Politiques, procédures et processus opérationnels du Ministère

En vue d’améliorer l’administration du programme d’AIPRP du Ministère, ainsi que d’assurer la mise en œuvre et le respect par DEO des politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière d’AIPRP, le Centre d’expertise de l’AIPRP procède régulièrement à la révision et à la mise à jour de ses diverses lignes directrices, procédures et pratiques opérationnelles internes.

Ces mises à jour intègrent les nouveaux conseils et orientations émis par le SCT ou font suite à des préoccupations soulevées par le Commissariat à l’information du Canada ou d’autres agents du Parlement. Le Ministère publie sur le Portail d’information ouverte les résumés de ses demandes d’accès à l’information fermées.

Formation et Sensibilisation

Les activités de formation suivantes ont été administrées par l’agent de l’AIPRP de DEO au cours de la période visée par le rapport :

• Une séance de formation structurée sur l’accès à l’information a été offerte à l’équipe de Politiques, planification et relations extérieures (PPX) de la région de l’Alberta sur le traitement des demandes d’accès à l’information et les exemptions et exclusions. Dix personnes ont assisté à la séance sur MSTeams.

Des séances de rappel en petits groupes ont également été organisées sur des sujets particuliers :

• Traitement des demandes d’accès à l’information et procédures de consultation
  • Séance offerte au bureau du sous-ministre adjoint de la région de l’Alberta
  • Deux participants
• Commentaires du bureau de première responsabilité sur les documents - exemptions et exclusions, processus de demande général
  • Séance offerte au bureau du sous-ministre
  • Quatre participants
• Avis de divulgation et processus d’approbation, application des exemptions et des exclusions
  • Séance offerte à la région de l’Alberta et à l’équipe de Politique et Orientation stratégique
  • Douze participants

Tendances et statistiques

Faits saillants, défis et tendances

Le tableau ci-dessous illustre les tendances relatives au volume de travail associé aux demandes d’accès à l’information reçues par Diversification de l’économie de l’Ouest au cours des cinq derniers exercices.

• La mise en œuvre d’exigences en matière de divulgation proactive des titres de notes d’information a mené à des demandes relatives aux notes d’information actuelles énumérées dans ces divulgations proactives. Cela représente une partie considérable de l’augmentation globale des demandes d’accès à l’information.
• Le nombre de demandes d’accès à l’information reçues a augmenté de 24 % au cours de la période de référence précédente, et le nombre de pages traitées a diminué de 59 % au cours de la même période.
• Le nombre de demandes de consultation relatives à l’accès à l’information reçues a diminué de 62 % au cours de la période de référence précédente.

Les renseignements qui suivent donnent un aperçu des données statistiques figurant dans le rapport statistique 2019-2020 de DEO (annexe A : Rapport statistique).

Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information

A. Demandes officielles

Le Ministère a reçu quatre-vingt-trois (83) demandes officielles au titre de la Loi sur l’accès à l’information durant la période visée par le présent rapport, ce qui représente une augmentation de vingt-quatre (24) pour cent comparativement à l’exercice 2019-2020. Sept (7) demandes supplémentaires ont également été reportées de l’exercice 2019-2020.

Soixante-dix-huit (78) demandes ont été fermées durant la période visée par le rapport. De ce nombre, quize (15) demandes ont été abandonnées, et dans le cas d’une (1) autre, aucun dossier n’existe.

Le graphique ci-dessous permet de comparer le nombre de demandes officielles reçues par le Ministère au cours des cinq derniers exercices.

Les catégories de demandeurs pour 2020-2021 se répartissent de la façon suivante :

• 88 % des médias;
• 1 % des entreprises;
• 7 % des organisations;
• 4 % du public.

Le graphique ci-dessous permet de comparer la source des demandes d’accès à l’information reçues par DEO au cours des cinq derniers exercices.

Le graphique ci-dessous présente le pourcentage global de demandeurs par catégorie.

B. Demandes non officielles

DEO a traité deux demandes pour la copie d’informations déjà divulguées, ce qui représente une diminution de quatre demandes non officielles par rapport à 2019-2020. Les deux demandes non officielles pour la période visée par le présent rapport ont été traitées en moins de quinze (15) jours.

Le graphique ci-dessous présente une comparaison du nombre de demandes informelles reçues au cours des 5 derniers exercices.

Délais de dispositions et de traitment des demandes

Soixante-treize (73) pour cent des demandes fermées par DEO l’ont été en 30 jours ou moins, dont quinze (15) pour cent qui ont été abandonnées et une (1) pour laquelle il n’existait aucun dossier. En raison des longues consultations requises avec des tiers et d’autres ministères, le temps de réponse à vingt-sept (27) pour cent des demandes restantes a dépassé le délai initial de 30 jours.

Voici la répartition des délais de disposition et de traitement des demandes traitées en 2020-2021 :

Prorogations des délais

L’article 9 de la Loi prévoit la prorogation du délai prévu si la demande porte sur un important volume de documents, si le traitement de la demande dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du Ministère ou si des consultations sont nécessaires.

En 2020-2021, DEO a eu besoin des prorogations suivantes :

• À huit (8) reprises, DEO a eu recours à des prolongations de 30 jours.
  • Une (1) conformément à l’alinéa 9(1)a)
  • Cinq (5) conformément à l’alinéa 9(1)b)
  • Deux (2) conformément à l’alinéa 9(1)c)
• À huit (8) reprises, DEO a eu recours à des prolongations de 60 jours.
  • Quatre (4) conformément à l’alinéa 9(1)a)
  • Quatre (4) conformément à l’alinéa 9(1)c)
• À une (1) reprise, DEO a eu recours à une prolongation de 90 jours.
  • Une (1) conformément à l’alinéa 9(1)c)

Au total, dix-sept (17) prolongations ont été nécessaires. Aucune de ces prolongations n’a excédé une période de 90 jours.

Exceptions et exclusions invoquées

DEO a invoqué des exceptions au titre des articles 13 à 23 de la Loi, comme il est décrit à l’annexe A. Plusieurs dispositions d’exemption peuvent être appliquées à une même demande, et chacune de ces exceptions est comptabilisée séparément dans le rapport statistique du Ministère. Cependant, la même exception invoquée à plusieurs reprises à l’égard d’une même demande n’est comptabilisée qu’une seule fois.

Bien que les statistiques démontrent que le Ministère a invoqué une large gamme d’exceptions durant la période visée par le présent rapport, on trouvera ci-dessous le classement des huit (8) exemptions les plus invoquées. Ce classement est fondé sur une analyse page par page de tous les dossiers d’accès à l’information clos pendant la période visée par le présent rapport.

• Alinéa 21(1)a) - avis ou recommandations
• Alinéa 20(1)b) - tiers - renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques
• Alinéa 21(1)c) - projets préparés ou renseignements portant sur des positions envisagées dans le cadre de négociations
• Alinéa 21(1)b) - consultations ou délibérations
• Alinéa 20(1)c) - tiers - causer des pertes ou profits financiers ou de nuire à la compétitivité
• Paragraphe 19(1) - renseignements personnels
• Alinéa 20(1)d) - tiers - entraver des négociations en vue de contrats ou à d’autres fins
• Alinéa 13(1)d) - obtenus à titre confidentiel des administrations municipales ou régionales

La Loi ne s’applique pas à certains documents, notamment aux documents publiés ou offerts en vente au public, comme énoncé à l’article 68, et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, conformément à l’article 69. DEO n’a invoqué aucune exclusion pendant la période visée par le rapport.

Consultations par d’autres ministères

En 2020-2021, DEO a reçu vingt-huit (28) demandes de consultation d’autres ministères, ce qui représente une diminution de soixante-deux (62) pour cent par rapport à 2019-2020. Aucune consultation n’a été reportée de l’exercice financier précédent et aucune n’a été reportée à 2020-2021.

• DEO a recommandé la divulgation complète des informations relatives à notre ministère pour vingt-quatre (24) des vingt-huit (28) demandes de consultation traitées. Cela représente quatre-vingt-six (86) pour cent des demandes de consultation.
• DEO a recommandé la divulgation partielle des informations relatives à notre ministère pour quatre (4) des vingt-huit (28) demandes de consultation traitées. Cela représente quatorze (14) pour cent des demandes de consultation.
• DEO a répondu à toutes les demandes de consultation en trente (30) jours ou moins.

Le graphique ci-dessous permet de comparer le nombre de demandes de consultation reçues par DEO au cours des 5 derniers exercices.

Plaintes, audits et enquêtes

DEO a reporté une plainte de 2017-2018.

La plainte reportée de 2017-2018 est en cours et fait suite à une plainte précédente qui a été fermée. Le plaignant conteste la validité des exceptions invoquées relativement à la divulgation de documents de tiers additionnels, qui ont été fournis pour satisfaire à la plainte initiale.

Aucun audit n’a été entrepris ou conclu au cours de la période visée par le rapport. De plus, aucune demande d’appel ou autre n’a été présentée à la Cour fédérale.

Frais perçus

DEO a perçu 85 $ en frais d’accès à l’information durant la période visée par le rapport. Un total de 330 $ de frais a été annulé.

Les médias ont tendance à présenter une demande unique quant à de multiples notes d’information et payer ainsi une fois les frais de 5 $. Dans ces cas, DEO crée un dossier pour chaque note d’information demandée et traite ces dossiers comme des demandes distinctes. Les frais sont appliqués à la première note d’information de leur liste, et les autres frais sont annulés.

Coûts opérationnels liés à l’administration de la Loi

Les coûts associés à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information par DEO par l’intermédiaire de son Centre d’expertise de l’AIPRP comprennent une partie des salaires du coordonnateur et du coordonnateur adjoint, cent pour cent du salaire du conseiller des services intégrés et cent pour cent du salaire de l’agent de l’AIPRP. Les coûts associés aux agents de liaison de l’AIPRP de nos bureaux régionaux, aux experts en la matière, aux examens par le SMA et à la mise en œuvre de la solution logicielle AccessPro sont également compris. La mise en œuvre d’AccessPro est un investissement important dans la modernisation du programme d’AIPRP de DEO, qui a nécessité les efforts du personnel de la TI-GI et de l’équipe de l’approvisionnement de DEO.

Un total de 5,4 ETP ont été calculés comme affectés au programme d’accès à l’information de DEO. Les autres coûts liés aux biens et services, y compris les coûts liés à l’obtention de licences pour le système de gestion de cas et son entretien, ont été inclus dans le coût total déclaré de 581 725 $.

Annexe A : Rapport statistique

Nom de l’institution : Diversification de l’économie de l’Ouest Canada

Période d’éstablissenent de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources des demandes

1.3 Demandes informalles

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Closed requests

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non respect du délai statutaire

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

9 : Recours judiciaire

9.1 : Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 : Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Annexe B : Arrêté de délégation