Loi sur la protection des renseignements personnels – Rapport annuel au Parlement 2020-2021

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Table des matières

• Introduction
• Administration de la loi
  • Mandat ministériel
  • Structure ministérielle
  • Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
  • Délégation de pouvoirs
  • Politiques et procédures ministérielles
  • Formation et sensibilisation
• Tendences et statistiques
  • Demandes reçues au titre de la loi sur la protection des renseignements personnels
  • Coûts opérationnels liés à l’administration de la Loi
• Annexe A : Rapport statistique
• Annexe B : Arrêté de délégation
• Notes de bas de page

Introduction

Administration de la loi

Mandat ministériel

Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a été fondé en 1987 afin de promouvoir le développement et la diversification de l’économie de l’Ouest canadien, et de faire valoir les intérêts de l’Ouest dans l’établissement et la mise en œuvre de politiques, de programmes et de projets économiques nationaux. Le ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique est responsable de l’organisation.^{Note de bas de page 2}

Les activités du Ministère sont régies par les dispositions de la Loi sur la diversification de l’économie de l’Ouest canadien, entrée en vigueur le 28 juin 1988. Le mandat de DEO lui permet d’offrir une vaste gamme d’initiatives dans l’Ouest et d’effectuer des investissements stratégiques misant sur les avantages régionaux compétitifs. Son assise dans l’Ouest permet au Ministère de favoriser de solides partenariats avec des organisations économiques et communautaires, des établissements de recherche et d’enseignement universitaire, des peuples autochtones ainsi que les provinces et les municipalités. Ces relations aident DEO à refléter les perspectives de l’Ouest dans le cadre de la prise de décisions nationales.

Structure ministérielle

DEO emploie 443 personnes dans l’Ouest canadien et à Ottawa, notamment des économistes, des agents de commerce et des analystes des politiques. Des spécialistes de domaines comme les communications, l’administration ministérielle, la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de l’information et les technologies de l’information, et l’approvisionnement appuient les analystes des politiques et des programmes.

DEO, qui a son administration centrale à Edmonton (Alberta), compte quatre sections régionales (Colombie Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), ainsi que des bureaux à Vancouver, à Edmonton, à Calgary, à Saskatoon, à Winnipeg et un bureau à Ottawa.

L’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L’unité des Ressources humaines et des Services intégrés (RHSI) est responsable d’une vaste gamme de services, dont ceux associés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP), administré par le Centre d’expertise de l’AIPRP de l’unité. L’unité des RHSI fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle, dont les bureaux sont situés à Edmonton, en Alberta.

Le coordonnateur de l’AIPRP, qui est appuyé par le coordonnateur adjoint de l’AIPRP et un conseiller aux services intégrés, supervise le Centre d’expertise de l’AIPRP de DEO. Les coordonnateurs s’acquittent des responsabilités qui leur incombent en plus d’assumer diverses autres fonctions au sein du Ministère. Le conseiller aux services intégrés traite toutes les demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

Le Centre d’expertise de l’AIPRP est responsable de la mise en œuvre et de la gestion des programmes et services liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels pour le compte de DEO. Plus précisément, le Centre d’expertise de l’AIPRP :

• prend des décisions quant à la suite à donner aux demandes de renseignements personnels;
• mène des consultations avec d’autres ministères fédéraux, d’autres ordres de gouvernement et des tiers concernant les questions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, le cas échéant;
• fait mieux connaître les lois pour que le Ministère soit réceptif aux obligations imposées par la loi;
• surveille la conformité du Ministère aux lois, aux règlements, aux procédures et aux politiques et donne des conseils à cet égard;
• agit comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l’information, du Commissaire à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes gouvernementaux.

Voici d’autres activités entreprises par la Section de l’AIPRP en 2020-2021 en ce qui a trait à l’accès à l’information :

*questions/examens/courriels/rapports, etc.

Le Centre d’expertise de l’AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes de renseignements personnels. En raison de la nature confidentielle de ces demandes, celles-ci ne font l’objet d’aucun autre rapport ou suivi de la part d’autres fonctionnaires du Ministère.

Délégation de pouvoirs

L’ordonnance de délégation actuelle a été émise le 10 juin 2016. Conformément à l’article 73 de l’ancienne Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité (voir l’annexe B).

Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2020-2021, aucun changement n’a été apporté à l’ensemble des politiques sur la protection des renseignements personnels de DEO par suite des modifications apportées aux politiques ou aux directives du SCT, ou par suite des questions soulevées par le Commissariat à la protection de la vie privée ou d’autres agents du Parlement.

Formation et sensibilisation

Les activités de formation suivantes, relatives à la vie privée et aux renseignements personnels, ont été administrées par l’agent de l’AIPRP de DEO au cours de la période visée par le rapport :

• Rétroaction du Bureau de première responsabilité sur les documents - exemptions et exclusions, processus de demande générale
  • Fournie au bureau du sous-ministre
  • Quatre participants
• Avis de divulgation et processus d’approbation, application des exemptions et des exclusions
  • Région de l’Alberta et le groupe de travail de Politique et Orientation stratégique
  • Douze participants

Tendences et statistiques

Les renseignements qui suivent donnent un aperçu de l’information qui se trouve dans le rapport statistique 2020-2021 (annexe A : Rapport statistique).

• DEO reçoit habituellement peu de demandes de renseignements personnels, et les demandes relatives à la protection des renseignements personnels portent généralement sur des questions de ressources humaines ou des mesures de dotation.
• DEO n’a pas reçu de consultations sur la vie privée durant la période visée par le rapport, et aucun cas d’atteinte à la vie privée n’a été déclaré durant l’exercice 2020-2021.

Demandes reçues au titre de la loi sur la protection des renseignements personnels

DEO a reçu une demande de renseignements personnels au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période visée par le présent rapport. Cette demande a été reportée à l’exercice suivant, puis abandonnée.

Le diagramme suivant montre le nombre de demandes formelles de renseignements personnels reçues, de même que le nombre de consultations liées à la protection des renseignements personnels reçues par le Ministère au cours des cinq dernières années :

Coûts opérationnels liés à l’administration de la Loi

Une seule demande de renseignements personnels a été reçue au cours de la période visée par le présent rapport. Cependant, le centre d’expertise de l’AIPRP a mené un certain nombre d’activités liées à la protection de la vie privée, notamment des examens et des entrevues internes pour répondre à une enquête du Commissariat à la protection de la vie privée sur une cyberattaque de cléGC.^{Note de bas de page 3} Ces coûts sont présentés dans le rapport statistique annuel (voir l’annexe A). Le coût total déclaré était de 3 780 $.

Annexe A : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution: Diversification de l’économie de l’Ouest Canada

Période d’établissement de rapport  2020-04-01 to 2021-03-31

Section 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 - Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

2.2  Exceptions

2.3  Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

2.8 Demandes de traduction

Section 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 - Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 - Plaintes et enquêtes

Section 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10 - Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Annexe B : Arrêté de délégation