Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel au Parlement 2016-2017

Introduction

Diversification de l'économie de l’Ouest Canada (DEO) a été établi pour promouvoir le développement et la diversification de l'économie de l'Ouest canadien, ainsi que pour faire valoir les intérêts de cette région lors de l'élaboration et de la mise en œuvre d’orientations, de programmes et de projets dans le cadre de la politique économique nationale.

Les activités du Ministère sont régies par les dispositions de la Loi sur la diversification de l’économie de l’Ouest canadien, entrée en vigueur le 28 juin 1988. DEO a comme responsabilité de soutenir le développement régional dans l’Ouest canadien par l’élaboration de politiques, de programmes et d’activités qui favorisent la croissance économique, ainsi que par un soutien à ces politiques, programmes et activités.

Le ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique est responsable de ce ministère.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada [1985], chapitre P-21), qui a été proclamée le 1^er juillet 1983, vient compléter la législation canadienne qui se rapporte à la protection de la vie privée des individus et confère à ces derniers le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent. Elle protège aussi la vie privée des individus en interdisant la communication des renseignements personnels qui les concernent à de tierces parties et en leur permettant d’exercer un contrôle strict sur la collecte, la communication et l’utilisation de tels renseignements. Les exceptions nécessaires devraient être limitées et clairement définies.

Le présent rapport décrit comment DEO a appliqué la Loi durant l’exercice de 2016-2017, et répond aux exigences de l’article 72, qui prévoit qu’à la fin de chaque exercice, chacune des institutions fédérales établit pour présentation au Parlement le rapport d’application de la présente Loi en ce qui concerne son institution.

DEO affichera le rapport annuel au Parlement sur son site Internet (www.deo-wd.gc.ca) une fois qu’il aura été déposé à la Chambre des communes et au Sénat.

Administration de la Loi

Structure ministérielle

Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) emploie 319 personnes dans l’Ouest canadien et à Ottawa, notamment des économistes, des agents de commerce et des analystes des politiques qui sont appuyés par des spécialistes de domaines comme les communications, l’administration ministérielle, la gestion financière, les ressources humaines, la gestion de l’information et les technologies de l’information, et l’approvisionnement.

DEO, qui a son administration centrale à Edmonton (Alberta), compte quatre sections régionales (Colombie‑Britannique, Alberta, Saskatchewan et Manitoba), ainsi que des bureaux à Vancouver, à Edmonton, à Calgary, à Saskatoon, à Winnipeg et un bureau de liaison à Ottawa.

Il incombe à chacun de ces bureaux de chercher et de trouver les documents faisant l’objet de demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; cela dit, la Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (l’AIPRP) est tenue par la loi de mettre en œuvre et de gérer le programme et les services d’AIPRP pour le compte de DEO, et notamment de prendre toutes les décisions relatives à la divulgation ou à la non-divulgation de renseignements en vertu des lois.

Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Section de l’AIPRP, située à Edmonton (Alberta), est responsable de la mise en œuvre et de la gestion des programmes et services liés à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le compte de DEO. Elle fait partie de la Direction des finances et de la gestion ministérielle.

En particulier, la Section de l’AIPRP :

• prend des décisions quant à la suite à donner aux demandes de renseignements personnels;
• mène des consultations avec d’autres ministères fédéraux, gouvernements provinciaux, administrations municipales et des tiers concernant les questions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, le cas échéant;
• fait mieux connaître les lois pour que le Ministère soit réceptif aux obligations imposées par la loi;
• surveille la conformité du Ministère aux lois, aux règlements, aux procédures et aux politiques et donne des conseils à cet égard;
• agit comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l’information, du Commissaire à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes gouvernementaux.

La Section de l’AIPRP compte trois employés, soit le coordonnateur de l’AIPRP, le coordonnateur adjoint de l’AIPRP et un agent de l’AIPRP. Les coordonnateurs s’acquittent des responsabilités qui leur incombent et assument diverses autres fonctions au sein du Ministère. L’agent de l’AIPRP traite toutes les demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels et s’acquitte de fonctions connexes; il a aussi d’autres responsabilités ministérielles liées à la sécurité, notamment la sécurité du personnel. Globalement, les activités liées à la protection des renseignements personnels ont occupé 0,3 ETP en 2016-2017.

La Section de l’AIPRP est chargée d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, directives, systèmes et procédures efficaces pour gérer la conformité du Ministère aux lois. Si la Section de l’AIPRP gère l’administration des lois au sein de DEO, les unités opérationnelles et les bureaux régionaux de l’organisation jouent également un rôle à cet égard. Chaque unité opérationnelle et bureau régional a un agent de liaison de l’AIPRP (qui relève d’un sous‑ministre adjoint, d’un directeur exécutif ou d’un directeur d’unité opérationnelle). Agissant comme premier point de contact, l’agent de liaison repère les experts à consulter, coordonne la recherche des documents faisant l’objet des demandes de renseignements personnels et assure la liaison avec la Section de l’AIPRP et le personnel des régions en ce qui concerne les demandes. La Section de l’AIPRP répond à toutes les demandes présentées en vertu de la Loi.

L’agent de l’AIPRP fournit également des conseils et de l’encadrement aux fonctionnaires de DEO, à d’autres ministères ainsi qu’au public, notamment en organisant des séances de formation et de sensibilisation. Voici la liste des autres activités qui ont été réalisées par la Section de l’AIPRP et qui ont fait l’objet d’un suivi en 2016-2017, en ce qui a trait aux renseignements personnels :

La Section de l’AIPRP surveille le traitement de toutes les demandes de renseignements personnels. En raison de la nature confidentielle de ces demandes, celles-ci ne font l’objet d’aucun autre rapport ou suivi de la part d’autres fonctionnaires du ministère.

Délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’honorable Navdeep Bains, ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique, a délégué l’intégralité de ses pouvoirs et de ses responsabilités au directeur exécutif, Finances et Gestion ministérielle (coordonnateur de l’AIPRP), et au gestionnaire, Administration intégrée (coordonnateur adjoint de l’AIPRP). La délégation confère aussi à l’agent de l’AIPRP un pouvoir limité. L’ordonnance de délégation a été émise le 10 juin 2016.

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Politiques et procédures ministérielles

Au cours de l’exercice 2016-2017, des changements ont été apportés à l’ensemble des politiques sur la protection des renseignements personnels de DEO, notamment à la Politique sur la protection des renseignements personnels et au manuel des procédures. Ces documents de politiques et procédures sont revus au besoin afin de veiller à ce qu’ils soient à jour et tiennent compte des modifications apportées aux politiques ou aux directives du SCT, ou des modifications provenant des questions soulevées par le Commissariat à la protection de la vie privée ou d’autres agents du Parlement.

D’ailleurs, le manuel sur les atteintes à la vie privée de DEO a été approuvé en mars 2017, et ce dernier a préséance sur la Directive de DEO sur les atteintes à la vie privée de janvier 2011.

Formation et sensibilisation

Le Ministère n’a pas mené d’activités de formation en matière de protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2016-2017. Toutefois, l’agent de l’AIPRP fournit, s’il y a lieu, des conseils indirects sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels aux agents de liaison régionaux de l’AIPRP et aux employés afin d’accroître leur sensibilisation à la Loi.

Une section du site intranet du Ministère est également réservée à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Cette section comprend les politiques et les procédures en matière d’AIPRP, les exposés de formation et de sensibilisation présentés par le passé, des liens vers des sites utiles, les coordonnées des personnes-ressources ainsi que les conseils de la série « Le regard de l’AIPRP ».

Info Source

DEO a apporté des changements minimes à son chapitre d’Info Source de 2016, lequel est affiché sur son site Internet. Les changements tenaient compte des recommandations formulées par le SCT relativement au chapitre de 2015 du ministère.

Le Ministère n’a soumis aucun nouveau fichier de renseignements personnels (FRP) au SCT en 2016-2017

Aperçu du rapport statistique

Les renseignements qui suivent donnent un aperçu des données statistiques figurant dans le rapport statistique 2016-2017 de DEO (annexe A – Rapport statistique).

• Les renseignements personnels recueillis par DEO dans le cadre de ses programmes et de ses activités ne sont divulgués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis, conformément à l’alinéa 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• DEO n’a divulgué aucun renseignement personnel à d’autres fins que celles qui sont énumérées à l’alinéa 8(2)m) pendant la période visée par le rapport de 2016-2017.
• DEO n’a reçu aucune plainte au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2016-2017, et aucune demande d’appel ou autre n’a été présentée à la Cour fédérale.
• DEO n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en 2016-2017.
• Aucun cas concret d’atteinte à la vie privée n’a été déclaré durant l’exercice 2016-2017.

Demandes officielles

Entre le 1^er avril 2016 et le 31 mars 2017, DEO a reçu deux demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Ministère n’a jamais reçu un grand nombre de demandes de renseignements personnels. Les deux demandes reçues en 2016-2017, ainsi qu’une demande reportée de 2015-2016, ont été traitées au cours de la période visée par le rapport.

DEO a traité chacune des demandes dans un délai de 16 jours, et 657 pages ont été divulguées dans leur intégralité.  Ainsi, aucune extension n’a été nécessaire.

Consultations relatives à la protection des renseignements personelles

Entre le 1^er avril 2016 et le 31 mars 2017, DEO a reçu deux demandes de consultation relatives à la protection des renseignements personnels. Le Ministère a recommandé la divulgation totale de l’information, soit 16 pages.  Chacune des consultations a été menée dans un délai cinq jours.

Coûts opérationnels liés à l’administration de la Loi

Les coûts de DEO associés à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels par la Section de l’AIPRP comprennent une partie du salaire du coordonnateur adjoint de l’AIPRP, et 20 p. 100 du salaire de l’agent de l’AIPRP (total de 0,3 ETP/année). Les autres coûts liés aux biens et services, y compris les coûts des contrats de services professionnels et d’autres dépenses, comme celles liées aux fournitures, sont présentés dans le rapport statistique annuel (voir l’annexe A). Le coût total déclaré était de 25 118 $.

Les coûts ministériels additionnels, qui tiennent compte du temps approximatif que d’autres fonctionnaires du Ministère consacrent à la recherche, à l’examen et à la formulation de recommandations concernant les dossiers visés par des demandes de renseignements personnels ainsi que de la traduction de renseignements relatifs à la protection des renseignements personnels ont totalisé 735 $. Ces coûts ne figurent pas dans le rapport statistique, mais ils fournissent un portrait plus exhaustif du coût global de 25 850 $, pour le Ministère, de l’administration de tous les aspects de ses activités qui sont liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A - Rapport statistique

Nom de l'institution: Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

Période d'établissement de rapport : 2016-04-01 to 2017-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

2.2  Exceptions

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2.3  Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

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PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

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PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

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PARTIE 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines